Principe légal : la comparaison avec les publications
De même qu'une publication, quelle qu'elle soit (sites web et logiciels compris), doit obligatoirement faire l'objet d'un dépôt à la Bibliothèque Nationale de France, de même toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle continue telles que définies par l'article L.6313-1 du Code du Travail, qu'il s'agisse d'une activité principale ou secondaire, doit obligatoirement déposer une déclaration initiale d'activité en préfecture.
Dans un cas comme dans l'autre, il s'agit uniquement d'un enregistrement et non d'une quelconque validation ou agrément. L'Etat, pour exercer sa mission de surveillance, doit en effet savoir qui écrit et qui forme. Dans les deux cas, l'enregistrement débouche sur l'attribution d'un numéro. Les contrevenants s'exposent à de lourdes amendes (pour un OF : jusqu'à 4500€ d'amende et une interdiction de gestion).
Commentaire sur son numéro d'OF ?
La première étape consiste à trouver un client pour signer une première convention ou un premier contrat de formation. Cette étape validée, il faut transmettre à la DREETS concernée (Direction Direction Régionale de l'Economie, de l'Emploi, du travail et des Solidarités, anciennement DIRECCTE) les éléments constitutifs du dossier tels que listés sur son site Internet, et ce dans un délai de 3 mois. Il s'agit de documents comme :
- Kbis,
- première convention ou premier contrat signé,
- casier judiciaire du dirigeant,
- CV des intervenants,
- etc.
Le délai de réponse de l'administration est de maximum 30 jours. Sans réponse de la Dirrecte dans ce délai, le demandeur peut considérer que son dossier est accepté. En cas de signature de nouveaux contrats ou conventions avant réception de son numéro, il pourra indiquer la mention « en cours d'enregistrement ».
Il est important de noter que le numéro d'activité qui découle de l'enregistrement n'est pas lié à la nature et au domaine de l'action visée dans la convention ou le contrat présenté à l'appui de la demande, et n 'est donc pas restrictif. Dans la même idée, le numéro n'est pas attribué au seul formateur désigné dans la demande initiale mais à l'organisme de formation qui peut recruter d'autres intervenants et étendre librement son activité.
Le numéro obtenu doit nécessairement figurer sur l'ensemble des bons de commandes, conventions, contrats, factures.
Modifications/caducité
Le numéro de déclaration d'activité peut être modifié en cas de changement de SIREN/SIRET consécutif à un transfert de siège social. Dans ce cas, l'OF devra impérativement redéposer un nouveau dossier complet de demande de numéro de déclaration d'activité.
Autre cas : la cessation d'activité ou la modification d'un des éléments de la déclaration d'activité initiale (dénomination, statuts juridiques, etc.). Dans cette situation, il faut informer par courrier le Département de contrôle de la formation professionnelle sous 30 jours en déclenché un extrait k-bis ou une attestation d'inscription au répertoire Sirene à jour .
Il peut arriver également que le numéro d'activité soit déclaré par l'administration si l'OF déclaré n'a exercé aucune activité de formation professionnelle continue pendant un an, s'il n'a pas communiqué à l'administration son bilan pédagogique et financier retraçant chaque année son activité d'organisme de formation ou encore à l'émission d'un contrôle, dans les conditions prévues par le Code du travail.
Après caducité du numéro de déclaration d'activité, une reprise d'activité de formation reste possible le dépôt d'une nouvelle demande .
Le cas de la sous-traitance
Le donneur d'ordre demeure responsable de la formation dispensée par le sous-traitant et donc de la conformité de celui-ci vis-à-vis de ses obligations légales. Il doit ainsi s'assurer, entre autre choisi, que le sous-traitant possède un numéro de déclaration.