La feuille d’émargement

Détails
Catégorie : Veille réglementaire
Publication :
Affichages : 4474

La feuille d’émargement ou feuille de présence, imposée par le Code du Travail (article R6332-26), permet d’apporter la preuve juridique de la présence effective des stagiaires à une formation mais aussi de la réalité de la formation facturée. A ce titre, elle est également nécessaire à l’ensemble des acteurs de la formation :

  • au stagiaire, qui peut attester de son assiduité et de sa ponctualité auprès de son formateur comme de son employeur, 
  • au formateur, qui peut s’assurer du taux de complétion par chacun des stagiaires et justifier concrètement de l’action de formation dispensée, 
  • à l’entreprise, qui peut démontrer à son opérateur de compétences le nombre de salariés qui ont bénéficié de l’action en question et solliciter le déblocage des financements alloués,
  • au financeur, enfin, qui peut certifier que les formes légales ont bien été observées et que les subsides ont été distribués à bon escient.   

Que sa signature soit physique ou numérique, la feuille d’émargement est donc à un carrefour d’intérêts. Pour autant, si son caractère obligatoire et sa pertinence indiscutable devraient logiquement suffire à en systématiser l’emploi, elle est encore négligée par plus d’un formateur. Son caractère répétitif, voire rébarbatif, ne doit cependant pas vous rebuter puisque si vous ne faites pas signer ces feuilles, les dépenses de vos clients ne seront plus prises en charge et si, par votre faute, les dépenses de vos clients ne sont plus prises en charge, ce ne sera bientôt plus vos clients…

Quels éléments doivent figurer sur une feuille d’émargement ?

Divers éléments doivent obligatoirement figurer sur une feuille d’émargement pour lui conférer son caractère officiel et répondre aux attentes du législateur. Ils ont trait respectivement à la formation suivie, à l’OF et aux participants.

La formation suivie : 

  • Le lieu et la date considérée (en précisant la demi-journée concernée, car un même stagiaire est susceptible d’assister à la matinée de formation sans assister à l’après-midi ou le contraire), 
  • Le nom et l’objet de la formation ainsi que le nom et les horaires du module considéré au sein de ladite formation, 
  • Le niveau de la formation (débutant, perfectionnement, etc.)

L’OF :

  • Les coordonnées de l’OF (l’ajout du logo est facultatif). 
  • Le nom du formateur et sa signature (étape souvent oubliée),

Les participants :

  • Les noms et prénoms des apprenants ainsi qu’un espace dédié aux signatures de chacun (dans le cas d’une feuille de présence collective). Dans le cas d’une feuille de présence individuelle (autrement dit nominative), la même feuille peut servir pour l’ensemble de la session dès lors qu’elle intègre un pavé de signature pour chaque demi-journée. 

A noter que le fait, malheureusement assez répandu, qui consiste à signer une feuille d’émargement collective en lieu et place d’un collègue absent constitue un acte répréhensible. N’hésitez à le rappeler en début de session ; notamment en face d’un groupe nombreux où ce genre de fraude aurait une chance de passer inaperçu.

Vous avez la phobie de la page blanche ?

Si vous n’avez pas envie de partir de zéro, il est assez facile de trouver sur Internet un travail déjà mâché ;-).

Il existe ainsi de nombreux modèles de feuille d’émargement téléchargeables gratuitement sur des sites spécialisés comme Digiforma ou Juristique.org.

Il existe également un certain nombre d’interfaces pour la signature électronique comme Edusign, le template de Klaxoon ou l’application Bienvenue Formation. 

IMPORTANT : Quel que soit leur format (papier ou numérique), l’OF doit conserver les feuilles d’émargement d’une formation pendant un délai minimal d’un an après la fin d’exécution de la dernière session.

Approfondir